Кейс: как разработать внутреннюю HR-систему и экономить от 500 тыс. рублей в год

Опубликовано От Sergey

Дмитрий Сотсков, директор направления веб-разработки Neti, рассказывает, почему компании не подошли готовые HR-системы, сколько денег ушло на разработку собственного продукта и стоил ли результат потраченных усилий.

Кейс: как разработать внутреннюю HR-систему и экономить от 500 тыс. рублей в год

Дмитрий Сотсков

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Среди HR-специалистов популярно мнение, что делать внутренний HR-сервис — потеря времени и денег, ведь есть масса готовых решений, которые явно лучше самоделок. Сначала мы тоже так думали и несколько лет пользовались внешней системой, за которую платили деньги. При этом она регулярно подвисала, а иногда и блокировала работу рекрутеров на полдня. Когда мириться с багами надоело, мы решили создать собственный продукт. В статье — наш опыт, полезный компаниям, бизнес-процессы которых выходят за рамки стандартного функционала готовых HR-систем.

Почему нам не подошли готовые решения

В нашей компании несколько подразделений, самое большое — «1С». Набор разработчиков «1С» идет постоянно, так что именно это направление определило общий подход к собеседованиям в Neti. Оно состоит из трех этапов:

  • Общение с HR-менеджером. Рекрутеры уточняют у кандидата информацию из резюме. Если по итогам общения с HR-менеджером всё в порядке, соискателя приглашают на техническое собеседование.
  • В техническое собеседование входят теоретическая и практическая части. Его проводят опытные программисты-разработчики компании. Теоретическая часть состоит из вопросов, на которые соискатель должен дать развернутый ответ. Если он проходит теорию, его приглашают на практику. На практической части кандидат в режиме реального времени решает задачи, а тот, кто проводит собеседование, наблюдает за ходом решения через демонстрацию экрана. 
  • Сбор рекомендаций. Рекрутеры собирают обратную связь о соискателе с прошлых мест работы. Контакты тех, с кем может связаться HR-отдел, предоставляют сами кандидаты.
  • Если человек проходит все этапы, ему присылают оффер. Такой подход долгий и дорогой, но он позволяет набирать наиболее подходящих по ценностям и компетенциям людей.

    До 2019 года с учетом кандидатов было сложно. Рекрутеры работали во внешней HR-системе. Программисты фиксировали результаты технических собеседований в Google-таблицах. В еще одной Google-таблице вели график доступности: там разработчики указывали дату и время, когда могут провести теорию или практику. Кроме того, после собеседования кандидату отправляли Google-форму для сбора обратной связи. Документы хранились в разных местах, терялись, ими было неудобно пользоваться. Google-таблица с результатами собеседований не отличалась информативностью: окинув ее взглядом, было трудно понять, подходит соискатель или нет.

    Сторонний сервис доставлял HR-менеджерам массу неудобств:

    • Программа висла и глючила. Иногда работа рекрутеров блокировалась на полдня из-за того, что рухнул сервер или система обновилась и что-то сломалось. Если в программе возникала ошибка, мы обращались в техподдержку сервиса и иногда на рассмотрение запроса уходила неделя. Остановка работы с кандидатами для рекрутеров критична: иногда из-за бага системы HR-менеджеру удавалось связаться с соискателем только во второй половине дня и оказывалось, что человек несколько часов назад принял оффер. Из-за проблем с программой мы теряли потенциального сотрудника.
    • Система не подстраивалась под наши нужды. Рекрутеры и программисты постоянно анализируют результаты собеседований и придумывают, как их улучшить. Для этого им требуется много разных отчетов. Во внешней программе имелся конструктор отчетов и теоретически была возможность сводить какие угодно данные. На практике же оказалось, что конструктором сложно пользоваться и он не позволяет настроить те отчеты, которые нам нужны. Например, не было отчета по результатам тестирования, который показывал бы среднюю оценку кандидатов по определенному разделу знаний, допустим, по управляемым формам или СКД.

    Были проблемы и с самым важным для HR-менеджеров отчетом — воронкой рекрутинга, которая используется, чтобы оценить качество работы специалистов HR-отдела. В сторонней системе он формировался час и сильно глючил, к тому же нельзя было создать воронку в разрезе нужных аналитик, например, по источникам кандидатов.

    • Персональные данные соискателей хранились на стороннем сервере — была опасность утечки конфиденциальной информации.
    • Чужая программа дорого обходилась. За внешнюю HR-систему мы платили $640 (41 600 рублей) в месяц. Получается, что в год мы отдавали почти 500 тыс. рублей. При этом сначала тариф позволял добавлять в программу любое количество пользователей, но потом эту возможность ограничили до 20 человек. Чтобы добавить больше, нужно было доплачивать по 10 тыс. рублей за каждого нового пользователя. Нам такой вариант не подходил, ведь кроме сотрудников HR-отдела системой пользуются разработчики разных направлений, которые проводят технические собеседования. Использование стороннего сервиса начинало бить по карману.

    Мы искали альтернативы, но готовые решения нам не подошли — даже в дорогих системах нет нужного нам функционала. Не найдя достойного варианта, мы решили сделать собственную HR-систему.

    Воронка рекрутинга по вакансии «Программист “1С”» во внутренней HR-системе с 1 июня по 6 ноября 2020 года

    Как проходила разработка внутренней HR-системы

    Начало. Когда я возглавил направление веб-разработки, то начал сам подбирать сотрудников. Фиксировать результаты встреч в Google-таблице мне показалось неудобным, и в свободное время я написал программу для проведения тестирований. В ней хранились вопросы для собеседования и информация о кандидате. Ответ соискателя на каждый вопрос можно было оценить по пятибалльной шкале прямо в программе. После тестирования приложение выдавало комплексный отчет о том, как человек справился с вопросами: в каких разделах у него пробелы и какие области он знает хорошо.

    Я показал программу коллегам из «1С»: приложение им понравилось, и они тоже начали проводить в ней тестирования. После этого систему увидели наши HR-менеджеры. К тому времени они уже настрадались с внешними сервисами. Рекрутеры подумали, почему бы не сделать из моего веб-приложения полноценную HR-систему, и попросили меня его доработать. В этот момент разработка вышла на новый уровень и превратилась в полноценный проект, для работы над которым я выделил штатного веб-программиста.

    Команда. В команде разработки стало три человека: я в качестве архитектора и программиста, еще один разработчик и рекрутер, который передавал нам запросы HR-отдела. Также мы учитывали пожелания программистов, которые проводят собеседования — с ними работали над механизмами для технического собеседования. Так как делали для себя, обошлись без конкретного ТЗ.

    Сроки. Разработка с нуля необходимых систем, подсистем и модулей вместе с тестированием заняла около полугода. В ноябре 2019 года HR-отдел и разработчики полностью перешли на новый сервис.

    Стоимость. Точной сметы нет, так как мы делали проект для себя. По примерным подсчетам рабочее время веб-разработчика, архитектора и рекрутера, потраченное на создание HR-системы, обошлось в 700 тыс. — 800 тыс. руб. Напомню, на внешнюю программу мы тратили 500 тыс. руб. в год. Получается, что до конца года наша система окупится и мы будем экономить по полумиллиона каждый год.

    Отчет по результатам тестирования двух кандидатов. Слева: почти идеальный соискатель. Справа: кандидат, которому некоторые вещи нужно подтянуть

    Как изменилась жизнь рекрутеров после перехода на внутреннюю HR-систему

    HR-менеджеры говорят, что теперь они счастливы, потому что работают в удобной программе, которую можно подстроить под себя. Она не виснет, быстро формирует необходимые отчеты, а если в ней что-то ломается, то штатный программист исправляет ошибки в течение пары часов.

    Нам удалось создать приложение, где все хранится в одном месте. Больше нет отдельных таблиц, Google-форм и календарей. Вопросы и задачи для теории и практики, график доступности разработчиков, карточки кандидатов, опросники для соискателей после собеседований — теперь все находится в собственной HR-системе.

    После перехода на внутренний сервис у нас появилось больше возможностей для анализа и принятия решений. HR-маркетологи могут посмотреть в программе, с каких ресурсов к нам приходят отклики кандидатов, и с помощью этой информации оценить эффективность рекламы.

    Многие процессы удалось автоматизировать. Например, HR-система умеет сама распознавать резюме соискателей в разных форматах и на их основе создавать и заполнять карточки кандидатов. Это экономит время рекрутеров.
     
    Еще один важный плюс собственной программы для нас: в нее можно пригласить сколько угодно пользователей и для каждого настроить права доступа. В предыдущем приложении было всего три-четыре профиля настроек пользователей, и мы не могли безопасно добавить в программу кучу программистов. В нашей системе разработчики видят только то, что им разрешено видеть. Кроме того, данные кандидатов хранятся на нашем сервере, и мы не переживаем, что с конфиденциальной информацией что-нибудь случится.

    Когда компании нужна собственная HR-система (а когда нет)

    На мой взгляд, разрабатывать собственную программу компании нужно, если соблюдаются любые два условия из этих трех:

  • В поиске и найме персонала участвует много людей с разными правами доступа.
  • Бизнес-процесс состоит из множества этапов, и его невозможно подстроить под стороннюю программу, убрав один или два шага.
  • Для принятия бизнес-решений нужны отчеты и аналитика, которых нет в стандартной системе.
  • Если в компании всего один HR-специалист и процесс найма стандартный, то «пилить» свою программу не имеет смысла. Создавать свой продукт — не вариант и для тех, кто хочет сэкономить. Мы потратили на разработку всего 800 тыс. рублей, потому что мы — айтишники и делали сервис собственными силами. Не-ИТ-компании придется нанимать подрядчиков, и на создание такой системы, как наша, уйдет минимум полтора–два миллиона рублей.

    Но если собеседования в компании поставлены на поток, в них поэтапно участвуют приглашенные или внутренние эксперты, а для оценки эффективности HR-направления нужна гибкая визуализация данных в разных разрезах, то можно и сломать устоявшийся стереотип о бестолковости самописных HR-систем. Собственная разработка даже за 2 миллиона рублей окупится в любом случае: и за счет экономии на оплате чужого сервиса, и за счет роста эффективности работы HR-отдела.

    Фото на обложке: fizkes / Shutterstock

    Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

    Источник: https://rb.ru/

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *