О чем нужно знать при работе с электронным документооборотом

Опубликовано От Sergey

Бумажные документы потихоньку уходят в прошлое. Ускоряет этот процесс неблагоприятная эпидемиологическая обстановка: электронный формат не только удобен и прост, но и безопасен.

Однако работа с документами через ЭДО пока не идеальна. Денис Имшенецкий, CEO платформы для создания сайтов и продажи билетов Nethouse, расскажет, с какими подводными камнями компания столкнулась, разбираясь в ЭДО и настройке роуминга между разными операторами.

О чем нужно знать при работе с электронным документооборотом

Ирина Печёрская

Уже больше года весь документооборот у нас ведется электронно: мы не используем бумажные носители для предоставления актов организаторам и участникам, ведения налоговой отчетности и бухгалтерии в целом. 

Например, в случае с участниками событий (покупателями билетов) мы отправляем закрывающие документы либо на электронную почту, либо через системы электронного документооборота (ЭДО).

Год — это чаще всего достаточный срок для того, чтобы разобраться в чем-то, узнать тонкости и нюансы, которые позволят сделать работу эффективнее. Так и здесь: за время использования ЭДО мы накопили некоторое количество полезной информации об этом способе обмена документами. 

 

Как работают системы ЭДО

Для начала нужно выбрать оператора ЭДО — компанию, которая предоставляет вам ПО для обмена документами с контрагентами. 

Вы заключаете договор с выбранным оператором, подключаетесь к системе, и далее весь обмен документами происходит непосредственно внутри нее.

Изначально, подключившись к ЭДО, мы не ожидали подвоха. 

Так, участник-юрлицо выставлял себе договор-счет, оплачивал его и получал доступ к событию. Затем после окончания мероприятия мы автоматически отправляли закрывающие акты таким участникам через нашего оператора ЭДО. 

Однако тут и возникли первые сложности: многие юридические лица работали через другую систему, а иные и вовсе не использовали этот способ обмена документами. Соответственно, из-за всего этого у нас висело множество незакрытых реализаций. Возможно, все так и продолжалось бы, если бы не один случай.

 Особенности ЭДО:

  • существует десяток различных операторов электронного документооборота, у каждого из них есть свой идентификатор, и они включены в сеть доверия ФНС России. Однако ведущих операторов всего два: «Контур.Диадок» и «СБИС» («Тензор»);
  • если у вас и вашего контрагента разные операторы ЭДО, вам нужно настроить роуминг — специальную технологию обмена данными между используемыми системами, чтобы вы без труда могли отправлять друг другу документы;
  • сервис «Nethouse.События» работает со «СБИС». Остальные операторы гораздо менее популярны — лишь однажды за год мы настраивали роуминг с кем-то, кроме «Контура».

 

Как мы первый раз настраивали роуминг

В апреле 2020 года нам пришло письмо от одного из наших контрагентов, «СКБ Контур», с просьбой выслать им закрывающие документы через ЭДО. 

Также они сообщили, что для этого понадобится настройка роуминга. Кстати, при упоминании этого слова читатели наверняка вспомнят очень дорогие телефонные разговоры из «неродного» региона.

Мы отправили соответствующую заявку нашему менеджеру ЭДО и стали ждать. 

Проходит неделя, другая — и нам снова пишет «СКБ Контур» и интересуется, как обстоят дела с обменом документами. Наша техподдержка обращается к менеджеру «СБИС», получая ответ, что роуминг еще не настроен. Затем ситуация повторяется. 

Еще через пару недель мы все же выяснили, что другой оператор одобрил нашу заявку и роуминг между компаниями наконец настроен. 

После чего мы загрузили, подписали и отправили свои первые документы через роуминг.

Как вы могли догадаться, «СКБ Контур» — это, собственно, и есть создатели одного из ведущих операторов ЭДО «Контур.Диадок». 

Да, мы два месяца настраивали роуминг между нашей компанией и оператором электронного документооборота, который является непосредственным конкурентом нашего. Причем эту настройку можно было ускорить, всего лишь попросив «СКБ Контур» нажать на кнопку «Принять приглашение» от ООО «События».

Мораль такова: всегда узнавайте мельчайшие детали работы с тем или иным сервисом, нюансы и особенности всех возможных настроек и функций. Это значительно сохранит ваше время, нервы и отношения с клиентами.

 

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО

  • Стоимость. Подписка или цена за отправку одного документа.
  • Работа со счетами-фактурами (обязательно для компаний с НДС).
  • Работа с роумингом. Сможете ли спокойно подключить контрагентов и обмениваться с ними документами.
  • Легкость подключения ЭДО. Одному оператору нужно только ЭЦП, а к другому надо приехать со всеми документами.
  • Работа оператора с государственными структурами.
  • Безопасность. Кто имеет доступ к вашим документам, соответствует ли он законодательству.
  •  

    Электронный документооборот может поначалу показаться сложным и непонятным. Мы тоже в начале наделали немало ошибок, зато теперь уже куда более уверенно работаем в системе ЭДО, продолжая улучшать функционал по формированию и обмену документами. 

    Фото на обложке: Gordon88/Shutterstock.com

    Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

    Источник: https://rb.ru/

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *