Как провести онлайн-мероприятие, чтобы на нём никто не зевал

Опубликовано От Sergey

Режим изоляции вынудил перевести в онлайн не только учебный процесс, но и все мероприятия для студентов и абитуриентов: мастер-классы, дни открытых дверей и даже выпускной. Нам в Департаменте интегрированных коммуникаций НИУ ВШЭ было важно, чтобы переход прошел максимально «безболезненно» и участники не чувствовали, что они получают меньше, чем должны были. Рассказываем, как у нас это получилось.

Как провести онлайн-мероприятие, чтобы на нём никто не зевал

Мария Мордвинова

Тщательно готовимся

В привлечении участников ничего не изменилось – мы как работали с digital-каналами, так и продолжили работать. Но собрать людей оказалось не так сложно, как обеспечить их явку. Многие зарегистрировавшиеся переставали открывать рассылочные письма и теряли ссылку на доступ, а иногда нужное письмо и вовсе попадало в «спам». 

Чтобы решить проблему, например, на мероприятии «День открытых дверей» мы выделяли отдельного человека, который был всегда на связи в любом удобном мессенджере и решал проблемы с доступом.

После мероприятия на образовательной программе «Реклама и связи с общественностью» мы поняли, что хорошо работает трёхкратная рассылка: за несколько дней, за день и за час или 15 минут до начала.

Для некоторых форматов мы просили оставить контактный номер в форме регистрации, чтобы сообщить детали или напомнить о мероприятии – это тоже хорошо работает. 

Unsplash

Помощники нужны и для модерации и «подстраховки» на самом мероприятии. Роли следует распределить заранее: кто следит за ходом мероприятия, кто «впускает» участников, кто наблюдает за чатом, а кто отвечает за техническую сторону вопроса. Что касается технических нюансов, то их нужно также проработать заранее. Мы использовали две платформы – Zoom и Webinar, и у каждой – свои особенности. В Zoom важно настроить параметры конференции заранее: у кого доступ к демонстрации экрана спикера, нужен ли зал ожидания, может ли переименовывать участник себя во время мероприятия и др. Важно подстраховаться и назначить соорганизаторов конференции, чтобы в случае, если у организатора пропадет связь, его права не перешли случайному участнику.

Если говорить о Webinar, то тут необходимо предупредить всех студентов, чтобы они непосредственно  провели тест-подключение – их браузер может попросту не потянуть. 

Особого внимание стоит уделить более оригинальным форматам. В одном из тренингов магистерской программы «Коммуникации в государственных структурах и НКО» мы распределяли участников по отдельным «комнатам» (сессионным залам) в Zoom, по которым активно перемещался ведущий, — так организовывалась командная работа. Для этого необходимы определенные навыки, которые можно и нужно тренировать. Мы получили отличные отзывы от участников, потому что фактически перенесли оффлайн-формат в онлайн без потери качества и ожидаемых результатов.

Также, если вы в презентациях в Zoom используете видео, это может создать некоторые технические заминки и лаги. Мы заранее готовили ссылки на необходимые видеозаписи и в нужный момент высылали их в чат. 

Включаем слушателей в работу 

Одна из самых сложных задач после технической — не дать людям заскучать. Пока участники сидят с ноутбуками в домашней обстановке, есть огромный шанс потерять их внимание. Есть много «уловок», которыми пользуются спикеры во время живого выступления. К сожалению, на экране компьютера их выразительность и эффективность заметно теряется. Тем не менее все же есть способы «включать» слушателей в работу. 

Интерфейсы некоторых платформ предполагают возможность пользователю дать обратную связь простыми реакциями (например, «Огонь!»). Важно напоминать им об этом. Можно просить прореагировать на интересные моменты, инсайты или просто использовать реакции для проверки количества внимательных слушателей. 

Еще один из интересных инструментов внутри платформ — чат. Спикер может уделять раз в полчаса пару минут для того, чтобы прочитать сообщения в чате или ответить на вопросы. По нашему наблюдению, хорошую реакцию дают и вопросы от самого выступающего. Они могут быть абсолютно разные.

На одном из наших мероприятий спикер вместо банального «как ваше настроение?» спросил,  что сейчас участники видят из своего окна. Ответить на это просто, желание поделиться — обычно большое. Это «возвращает» людей в мероприятие и показывает, что они здесь важны и не покинуты. 

Также хорошо работают мини-флешмобы и «фотографии» на память. Чаще всего люди неохотно включают свои камеры, но для общего фото –  всегда с удовольствием откликаются. Флешмобы тоже заставляют «проснуться». На выпускном, который у нас, конечно же, был в онлайн-формате, студенты подкидывали вверх шапочки и отправляли друг другу сердечки из рук. Это позволило создать классное чувство единения, поэтому в итоге праздник оставил теплые впечатления у всех присутствовавших. 

Unsplash

Скрытые угрозы и как их преодолеть

Конечно, у подобного формата (как и у любого другого) есть и неприятные особенности. Кроме технических неполадок, проблемой стали так называемые Zoom-тролли, проникающие в конференции. Для того чтобы от них отгородиться, приходилось просить вступающих участников представляться тем же именем и фамилией, под которыми они были зарегистрированы. Это условие помогало пройти модерацию в «комнате ожидания», за которой следил отдельный человек. Разумеется, на это также нужно было заложить отдельный временной слот. Кроме того, есть возможность приглашать каждого участника вручную. К сожалению, на каких-то более массовых мероприятиях это занимает очень много времени. 

Изучаем новые возможности

Мы обратили внимание, что посещаемость мероприятий, перешедших в онлайн, не упала, а на некоторых форматах в первый месяц карантина даже увеличилась. Даже те события, которые и раньше проходили онлайн, стали привлекать гораздо больше участников. Поэтому мы начали «прокачивать» свой уровень и переносить некоторые фишки «живых» мероприятий.

Фотостенды и пресс-воллы превратились в zoom-фоны. Фоны разрабатывались под каждое отдельное событие. На выпускном, например, каждый мог примерить на себя традиционную академическую шапочку и выбрать понравившуюся цитату: «Дальше – больше», «Не для школы, а для жизни» и т.д.

Карантин также позволил нам привлечь спикеров, с которыми очно провести мероприятия было бы практически невозможно. На образовательной программе «Коммуникации, основанные на данных» мы провели цикл встреч с фаундерами из Англии, Ирландии и США. До изоляции спикеры были практически недоступны, но пандемия все изменила. 

Советы по проведению онлайн-мероприятия

  • Определите цель и конкретный результат будущего мероприятия. Исходя из целей, подберите подходящую платформу. 
  • Упакуйте контент. В онлайн-мероприятии то, как выглядит ваш контент, особенно важно. Создайте фон для Zoom. Если у вас есть презентация, сделайте ее максимально красивой и структурированной. Используйте возможности дизайна и верстки по максимуму. Хорошими помощниками вам станут сервисы Canva, Prezi и т.д. 
  • Продумайте интерактив. Заранее определите, как вы будете взаимодействовать с аудиторией, общаться и собирать обратную реакцию. Без подобной коммуникации ваше мероприятие рискует провалиться. 
  • Добавьте человечности. Можно общаться с другими организаторами и даже делать small-talk с участниками. Искренность всегда привлекает. 
  • Будьте краткими. Плотность полезной информации должна быть максимальной. 
  • Соберите команду. Без помощников здесь вы точно обойтись не сможете. 
  • Фото на обложке: Shutterstock / blackzheep

    Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

    Источник: https://rb.ru/

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *